Gmail 信件委派設定 - 適用單位帳號共用
|
|
QQ：單位帳號如何共用？如何將某帳號的信件委託給某些人管理？
如果是單位帳號或者是對外公開的帳號，可能會有多人共同管理、共同維護的問題
基本的作法讓把帳號、密碼告訴所有相關人員 <-- 但這個辦法不好，因為更換密碼時就得全部人一起來換密碼，而且多人登入單一帳號，Google 是會有限制的，可能會造成帳號被封鎖。
推薦的方法是「委派」，底下將說明如何把公用帳號、單位帳號委派給某些人做管理
這個方法最大的好處是，不需要將單位帳號 或者 需要被委派的帳號密碼告訴大家，可以很單純的在某一段時間，將gmail 內容全權給別人使用 （尤其休假給代理人的時候）
--- 開始囉，來看怎麼設定 --------------------------
前提：一般 gmail 帳號只能委派給一般的 gmail 帳號，本校的 g.chu.edu.tw 也只能委派給 g.chu 下的帳號，無法跨越 G suite 網域給其他使用者
底下的圖，有些是委託者有些是受委派者，所以在圖示上面標示 A 與 B 用來區分
A：委託者，目的將 gmail 權限授與其他人
B：委派者，接受 A 的 gmail 存取權限
A 帳號gmail 內容 -> 給 B 來存取
A： 設定委派者的 email
A：以 email 告知對方給予權限
A：確認授權
B：收到A所送過來的權限授與通知
B：點信中連結進行確認
B：確認成功，等待生效
一切生效之後，在 B 委派者的 gmail 畫面裡，使用身份切換的功能，就可以收取 A 的信件內容，整個過程並沒將 A 的密碼告知任何人，也跟兩階段驗證無關。
---------------
取消委派權限
如果 委託者 A 休假結束，或者某人離開單位了要取消他的權限，該怎麼做呢？
很簡單，只要取消委派權限就可以了，也無須在經過對方同意
A：一樣進入 gmail -> 設定 -> 帳號和匯入 ，然後將要刪除的 email 右側的「刪除」按鈕點下去就OK了
A：確認是否刪除 B 委派者的權限，按下確認
B：委派者，再存取信件時就會得到 Forbidden 的錯誤訊息（及時生效）
