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Gmail 信件委派設定 - 適用單位帳號共用

QQ:單位帳號如何共用?如何將某帳號的信件委託給某些人管理?

如果是單位帳號或者是對外公開的帳號,可能會有多人共同管理、共同維護的問題

基本的作法讓把帳號、密碼告訴所有相關人員 <-- 但這個辦法不好,因為更換密碼時就得全部人一起來換密碼,而且多人登入單一帳號,Google 是會有限制的,可能會造成帳號被封鎖。

推薦的方法是「委派」,底下將說明如何把公用帳號、單位帳號委派給某些人做管理

這個方法最大的好處是,不需要將單位帳號 或者 需要被委派的帳號密碼告訴大家,可以很單純的在某一段時間,將gmail 內容全權給別人使用 (尤其休假給代理人的時候)

 

--- 開始囉,來看怎麼設定 --------------------------

 

前提:一般 gmail 帳號只能委派給一般的 gmail 帳號,本校的 g.chu.edu.tw 也只能委派給 g.chu 下的帳號,無法跨越 G suite 網域給其他使用者

 

底下的圖,有些是委託者有些是受委派者,所以在圖示上面標示 A 與 B 用來區分
A:委託者,目的將 gmail 權限授與其他人
B:委派者,接受 A 的 gmail 存取權限
A 帳號gmail 內容 -> 給 B 來存取
A: 設定委派者的 email 
 
 
A:以 email 告知對方給予權限

 
A:確認授權
 
 
 
B:收到A所送過來的權限授與通知
 
B:點信中連結進行確認
 
B:確認成功,等待生效
 
一切生效之後,在 B 委派者的 gmail 畫面裡,使用身份切換的功能,就可以收取 A 的信件內容,整個過程並沒將 A 的密碼告知任何人,也跟兩階段驗證無關。
 
 
 
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取消委派權限
 
如果 委託者 A 休假結束,或者某人離開單位了要取消他的權限,該怎麼做呢?
很簡單,只要取消委派權限就可以了,也無須在經過對方同意
A:一樣進入 gmail -> 設定 -> 帳號和匯入 ,然後將要刪除的 email 右側的「刪除」按鈕點下去就OK了
 
 
A:確認是否刪除 B 委派者的權限,按下確認
 
 
B:委派者,再存取信件時就會得到 Forbidden 的錯誤訊息(及時生效)
 
 
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